сряда, 15 юни 2011 г.

Управление на промяната – как да преодолеем предизвикателството

Промяната често е труден процес поради реакцията на персонала срещу нея. Предизвикателството все пак е преодолимо.

Предизвикателството на промяната е преодолимо в организацията чрез:
  • познаване психологията на промяната и
  • прилагане на техники за управление на промяната.

Управлението на промяната е структуриран подход към промяна на индивиди, екипи и организации от текущо състояние към желано бъдещо състояние. Това е организационен процес, който има за цел да предостави възможност на персонала да приеме промените в неговата бъдеща работна среда.


Психология на промяната

Реакцията на персонала към промяната е психологически обусловена.

Всички ние усещаме промяната физически, умствено и емоционално.

Свикнали сме да бъде едва доловима и бавна, но може да бъде и светкавична – прекъсване на работа, промяна на взаимоотношенията или свободното време.

Понякога може да усетим закономерност, понякога – не. Понякога може да е обяснима, понякога – не.

Промените са свързани с познатото, понякога с непознатото. Повечето от нас предпочитат това, което е познато. Много от нас, вместо да търсят промяна, са склонни да живеят със старите си чувства (модели и рутина).

Фази на промяната

Обявяването на промяната често предизвика шок в работещите в организацията и страх в някои от тях.

Следващата фаза от процеса на промяна в организацията е отричане, следва объркване.

Поредната възможна фаза е спиране на процеса на промяна или започване на обновяването.

След като работещите в организацията вече са адаптирани към установеното ново положение, следва задоволството от промяната.

Фазите на промяната са описани подробно с популярния модел „Къща на промяната” в отделна статия в блога на TrainSoft.


Склонност към промяна

В зависимост от склонността към промяната, работещите в организацията се подразделят на следните групи:
  • противници,
  • поддръжници и
  • неутрални наблюдатели.

Противниците и поддръжниците биват активни и пасивни. Активните поддръжници са агентите на промяната. Необходимо е да бъдат идентифицирани представителите на тези групи в организацията.


Фактори за промяна
 


Комуникация

Управлението на промяната е свързано с комуникиране с персонала в хода на прехода. Възможно е да бъдат приложени следните

Комуникационни подходи към промяната:
  • Когнитивен подход: обективни данни, които убеждават  “рационалиста”.
  • Образователен подход: Обучение и насоки към добри практики, които убеждават “учещите се”.
  • Комуникационен подход: поддържане на лична комуникация и разговор със заинтересованите страни, която убеждава “желаещите”.
  • Подход на противодействие към активните противници и незаинтересованите.


Преди да започнете промяната

е необходимо да отговорите на въпроса дали Вашата организация е в състояние да разреши проблеми, които не са били решени до момента и няма практика за разрешаването им.
  • Ако отговорът е не – Вие сте склонни да загубите същността си и в следствие на това да се обезличите в повторение на дейности, които никой не склонен да финансира
  • Ако отговорът е да – подгответе се за промяна.


В случай, че бихте желали да усвоите управлението на промяната, или да обучите мениджърите си, или да подготвите със знания и умения останалия си персонал, моля, свържете се с TrainSoft.

TrainSoft също така провежда и други обучения в сферата на управлението на човешките ресурси.

Къща на промяната – модел за управление на промяната

Съществуват много модели за управление на промяната, един от които придобива особена популярност и е известен като „Къща на промяната” или „Четирите стаи на промяната”.

Моделът е разработен в началото на 70-те г. на ХХ в. от Клаес Янсен (Claes F Janssen), като първоначалното му име е Четирите стаи на промяната или Апартаментът с четири стаи.

Първоначалният модел, разработен от Янсен е представен в неговия сайт.

Процесът и психологията на промяната са разгледани в друга публикация в блога на TrainSoft. Осем ключови фактора за успеха  управлението на промяната бяха разгледани подробно в също в отделна  статия в блога на TrainSoft

Моделът се представя графично със следната схема:

Източник: Nick Fry and Peter Killing, Strategic Analysis and Action, Fourth Edition, Prentice Hall Canada, 2000


Стаята на задоволството изразява задоволство от настоящото положение и чувството на спокойствие, сигурност и удобство, което се символизира от слънчевата ложа. Промяната започва в стаята на задоволството и свършва в нея. След началото в стаята на задоволството, промяната преминава в стаята на отричането и следва посоката в схемата. Обяснение на схемата:


Стая на отричането

Казва
  • “Това няма нищо общо с нас”
  • “Това няма да се случи тук”
  • “Никой друг не може да направи това, което правим ние”
  • “Ако не е счупено, не го поправяй”
Действа
  • Защитава миналото
  • Оправдава настоящето
  • Обвинява някой друг
  • Пропуска събитието


Стая на объркването

Казва
  • “Нищо не можем да направим, всичко вече е решено”
  • “Търся си нова работа”
  • “Ръководството не се интересува, те просто продължават по старата линия”
  • “Какво да направим?”
Действа
  • Разочарование
  • Оттегляне
  • Обвинява ръководството
  • Няма усещане за посока


Стая на обновяването

Казва
  • “Трябва да продължим да се усъвършенстваме – да работим по интелигентно, не по-активно”
  • “Всички сме част от един екип”
  • “Да, можем да го направим”
Действа
  • Разбира и постига цели
  • Поема отговорност
  • Знае какво трябва да постигнем
  • Търси непрекъснато
  • Усъвършенстване


В случай, че бихте желали да усвоите управлението на промяната, или да обучите мениджърите си, или да подготвите със знания и умения останалия си персонал, моля, свържете се с TrainSoft.

TrainSoft също така провежда и други обучения в сферата на управлението на човешките ресурси.

Фактори за успеха управлението на промяната

Съвременните мениджъри са изправени пред предизвикателствата на бързо променяща се външна среда. Промените във външната среда налагат значими промени и в организацията. Успешната промяна във фирмата се основава на знанието как да бъде управляван процеса на промяна. Изброените по-долу осем фактора са ключови за успешната промяна.

В случай, че имате въпроси относно тези фактори, моля, задайте ги в коментарите под статията и експертите, практици, преподаващи в TrainSoft, ще отговорят.

Процесът и психологията на промяната са разгледани в друга публикация в блога на TrainSoft.

Фактори за промяната


Фактор 1: Създаване на общо усещане за необходимост

  • Идентифициране и прогнозиране на евентуални кризисни ситуации и възможности за промяна на целите и емоционалните нагласи
  • Преценка на пазара и конкурентната действителност
  • Формулиране на необходимостта от промяна
  • Цитирайте водещи научни оценки/ модели/ успешни практики

Фактор 2: Създаване на силно ръководство и партньорка коалиция

  • Създаване на група, която има голям и достатъчен потенциал да генерира промяна
  • Стимулиране на групата да работи в екип
  • Намиране на стратегически партньори извън организацията

Фактор 3: Създаване на визия и стратегия

  • Създаване на визия за да се катализират усилията за промяна
  • Разработване на стратегии за постигане на витията
  • Определяне на демонстрационни действия

Фактор 4: Упълномощаване на екипа и заинтересованите страни да действат по стратегията
  • Промяна на системи и структури, които могат да попречат на визията да се реализира
  • Подкрепа на умерен риск и нетрадиционни идеи, дейности и поведение
  • Преодоляване на препятствия и рутинни практики, които възпрепятстват промените
  • Стимулиране на нов тип поведение и създаване на успешни коалиции

Фактор 5 : Осигуряване на ресурси за краткосрочни проекти и печалби
  • Осигуряване на финансови и човешки ресурси за демонстрационни и иновативни проекти, които са се оказали успешни в други страни
  • Осигуряване на бюджет и мотивиран екип за инициирането на рискови проекти
  • Назначаване и стимулиране на сътрудници, които могат да реализират визията (ако не можете да ги намерите в собствената си организация, наемете външни експерти)

Фактор 6 : Реализиране на демонстрационни проекти и инструменти

  • План за публично видими подобрения
  • Стимулиране и реализиране на подобренията и свързаните с тях проекти
  • Стимулиране на демонстрационни проекти
  • Признание и възнаграждение на служителите, които реализират подобренията

Фактор 7 : Оценка, консолидиране и институционализиране на нови подходи, създаване на нови промени
  • Използвайте подобрения си имидж, за да промените тези политики, структури и рутинни практики, които не отговарят на визията
  • Подсилете процеса с нови проекти, теми и агенти
  • Покажете връзките между новия тип поведение и успеха на организацията

Фактор 8: Управление и представяне на процеса на промени
  • Използвайте всяка възможност за публично представяне на новата визия и стратегия
  • Вашите действащи и потенциални агенти на промяната са хората, на които можете да разчитате
  • Смесен подход към колебаещите се и про-активни противници на идеята
  • Групата на защитаващите се противници не трябва да бъде целева

В случай, че бихте желали да усвоите управлението на промяната, или да обучите мениджърите си, или да подготвите със знания и умения останалия си персонал, моля, свържете се с TrainSoft.

TrainSoft също така провежда и други обучения в сферата на управлението на човешките ресурси.