Оставете екипа ви, да ви каже от какво се нуждае

Един от  най-големите парадокси в управлението на отдалечени проекти и функционални екипи е, че членовете им разбират необходимостта да бъдат държани в течение на случващото се и да споделят колкото е възможно повече информация по колкото повече начини е възможно. Все още обаче те не приемат технологиите, които им предоставят възможност да вършат именно това.

Ако сте живели и ходили по земята достатъчно дълго за да четете настоящия текст, то  нерационалното и конфликтно поведение на ваши колеги не би трябвало да е особено голяма изненада. Хората не обичат начина, по който се очаква от тях да комуникират към настоящия момент. Съществуват технически средства за осъществяването на тази комуникация, но не малко хора не желаят да бъдат обезпокоявани да се научават как да ги използват.

Немалко компании предоставят на виртуалните или отдалечените си екипи средства като напр.: Sharepoint, Basecamp, HyperOffice, GoogleDocs, MicroSoft Lync и др., но те просто не ги използват.

Хората се влияят от неща като напр. колко лесно е за научаване за използване дадено средство и дали всички други правят същото.

Проблемът е, че много компании и лидери на екипи се опитват да налагат използването на дадени средства по начин, по който работи срещу изброените фактори.

Въвеждането в организацията или екипа  на нов софтуер почти предизвиква повече съпротива от очакваното.

Можем обаче да се справим с този проблем. Ето как:

Попитайте подчинените ви от какво точно се нуждаят да свършат дадена работа. Това означава провеждане на групови дискусии относно това как те виждат работата си, от каква информация се нуждаят и в каква  форма.

Не споменавайте имена на марки и технологии на този етап, а поискайте да Ви обяснят от какво се нуждаят – напр. „нуждая се от най-новите версии на документа ни, но никога не мога да го намеря в пощата си, когато го търся”.

Идентифицирайте какво те биха желали да се случи.

Попитайте какво са използвали досега и/или в миналото, което им е помагало. Екипът ви се състои от хора с разнообразен опит. Някои от тях са използвали полезни инструменти в миналото и са видели как те функционират успешно. Някои от членовете на екипите ви, вероятно никога не са използвали подобни технологии и няма да допринесат в това отношение. Въпреки всичко обаче, когато попитате екипа ви какво би направило работата му по-лесна, членовете му винаги биха повярвали първо на техен равен и след това на ръководител.

Започнете първо с функционалност и след това с продукт. Вместо да казване напр. „Имаме SharePoint, нека го използваме”, кажете „имаме нужда да споделяме информация едни с други и да  я откриваме, когато ни потрябва” и след това свържете даденото изявление с решение.

Оставете екипът да има конкретни очаквания и отчитайте резултатите. Напрежението от страна на равните (peers) работи ненормално добре. Ако всички „готини хлапета” (cool kids) използват дадено нещо, то хората ще бъдат по-склонни да го използват. В допълнение, хората инстинктивно искат да избегнат разочарование от страна на техните равни (peers). Ако екипът се съгласи с комуникационния план, много по-лесно е да отчитате резултатите пред членовете му. Вие не сте определили правилата за контрол на нововъведението, а те.

Вместо да налагате на екипа ви комуникационен план – дори добър, работете за създаване на такъв, приспособен към нуждите на хората ви.